Cher entraîneur organisateur: Comment puis-je garder le contrôle sur tous ces tas?

Q: "Quelle est la meilleure façon d'organiser les papiers et les factures?" —Maman de Boston

Q: «Nous avons besoin de stratégies pour organiser et traiter le papier de toutes sortes. Factures, sollicitations caritatives, documents d'assurance, papiers financiers… » —Margo

Q: «Chaque semaine, une pile de papier et d'autres objets d'environ six pouces de haut s'accumule sur ma table de cuisine. Je suis une maman occupée de quatre enfants avec deux chiens, je fais des études supérieures et j'enseigne dans un programme après l'école un jour par semaine. J'ai deux enfants (9 et 13 ans) atteints de TDAH et j'ai récemment été diagnostiqué moi-même. Je fais tellement de choses comme trier le courrier dans la corbeille, payer les factures tout de suite, éditer et donner des choses. Je tiens un journal à puces, qui est un outil formidable pour me garder, moi et les horaires de toute la famille, organisés. Alors à propos de cette pile… Si je ne la rentre pas avant la fin de la semaine, elle se déplace vers le sol du salon et de là, si elle n'est pas rangée, elle se retrouve généralement dans un sac poussé quelque part lorsque la société arrive. Nous sommes six personnes vivant dans un 1600 m². ft. maison organisée mais pleine. J'ai essayé des trieurs, des folios, des boîtes, des paniers - rien de tout cela n'a fonctionné pour apprivoiser la pile. C’est terrible d’avoir besoin de trouver quelque chose sans savoir où il se trouve. Il doit y avoir une meilleure façon."

—Bklynebeth

Q: «J'ai besoin de bons systèmes pour gérer (1) la paperasse (2) les listes de tâches et (3) un horaire quotidien et hebdomadaire pour moi et mes enfants.» —SDTwinMom

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Bonjour Boston Mom, Margo, Bklynebeth et SDTwinMom:

Ah, le paperasse redoutée. Ça n'arrête pas de s'accumuler, non? C'est comme si vous aviez besoin d'un gilet de sauvetage juste pour éviter de vous noyer. Attendre! Je suis là pour te sauver.

La clé pour rester au top de la paperasse est de créer des systèmes simples et efficaces qui fonctionnent pour les cerveaux souffrant d'un trouble déficitaire de l'attention (TDAH ou ADD). Comment savez-vous ce qui fonctionne? Commencez par vous poser les questions suivantes:

• Suis-je un filer ou un piler?
• Révélateur ou correcteur?
• Dois-je voir des choses pour me souvenir qu'elles existent?
• Est-ce que j'aime les choses avec un code couleur?
• Où ai-je suffisamment d'espace pour stocker des fichiers et des documents?
• D'autres ont-ils besoin d'accéder à ces documents?

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En posant ces questions, les systèmes se formeront naturellement. Et la meilleure méthode est celle que vous pouvez configurer, entretenir et accéder confortablement. Voici quelques stratégies pour vous aider à démarrer:

1. Pensez passé / présent / futur lors de l'organisation et du classement des articles.

• PAST représente les documents que vous devez conserver mais dont vous n'avez pas besoin d'accéder régulièrement. Pensez aux taxes, aux polices d'assurance, aux anciens documents d'assurance maladie. Ceux-ci peuvent être stockés dans des classeurs, des boîtes ou même des classeurs, et placés dans le stockage.
• PRESENT est ce dont vous avez besoin et utilisez MAINTENANT. Les factures actuelles, les informations médicales et les plans de voyage entrent dans cette catégorie. Ces articles doivent être dans votre «immobilier de choix». Des fichiers de bureau sur votre bureau à domicile, des paniers sur le comptoir de votre cuisine ou même un chariot roulant que vous pouvez déplacer d'une pièce à l'autre.
• FUTURE se compose de documents auxquels vous finirez par accéder, mais pas maintenant (plans de voyage futurs, plans de rénovation domiciliaire, etc.). Conservez ceux où ils sont facilement accessibles. J'aime créer des reliures avec des pochettes en plastique transparent pour contenir mes futurs matériaux.

2. Utilisez votre espace aérien.
C’est littéralement ma façon préférée d’organiser les papiers. Accrochez des porte-revues ou des classeurs sur le mur pour organiser efficacement le courrier et les autres documents. L'utilisation de votre espace aérien aide à garder les documents importants visibles et à l'esprit. Étiquetez les fichiers suspendus pour rendre l'organisation rapide et simple. Ou utilisez votre espace mural pour créer un centre de messages. Utilisez des tableaux magnétiques, du liège, des tableaux effaçables à sec pour conserver rapidement les papiers dont vous avez besoin, garder les listes de tâches en vue et les horaires des familles facilement accessibles.

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3. En cas de doute, jetez-le.
Je suis un peu froid quand il s'agit de ça. Mais avant TOUT papier entre dans ma maison, il est trié sur le bac de recyclage ou le déchiqueteur. La plupart des papiers ne sont pas personnels, alors ne les traitez pas comme tels. Faites des coupes fermes et débarrassez-vous de ce dont vous n'avez pas besoin avant qu'il ne prenne de la place dans votre maison.

4. Pas de papier autant que vous le pouvez.
Payez vos factures en ligne, numérisez vos reçus et inscrivez-vous à un programme d'application mobile qui stockera tous vos dossiers médicaux. Créez des dossiers sur votre ordinateur de la même manière que votre classeur. Quoi qu'il en soit, vous pouvez penser à réduire le papier qui viendra pour éliminer le stress et submerger.

5. Une entrée, une sortie.
Cette règle s'applique à TOUT ce que nous possédons (oui, même le papier), surtout si nous vivons dans de petits espaces. Blylynebeth, vous avez mentionné un tas de choses détaillées qui vont de votre cuisine au salon à un sac en papier. Une femme sage a dit un jour que l'encombrement retardait la prise de décision. J'aime aller un peu plus loin et vous demander si vous avez de la place pour tout ce que vous voulez garder? Et si oui, est-ce que tout a une maison spécifique pour que vous sachiez où tout va? Une fois que nous avons désigné des foyers pour toutes nos affaires, le maintien de nos systèmes d'organisation suit naturellement.

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* BOSTONMOM, vous avez également demandé des idées pour créer des systèmes de devoirs pour votre élève de 5e. Consultez la colonne que j'ai écrite sur ce sujet précis ici. Et si vous voulez encore plus d'informations, rendez-vous sur mon site Web à orderoochaos.com.

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Le gourou de l'organisation Leslie Josel, d'Ordre hors du chaos, répondra aux questions de ADDitude les lecteurs sur tout, de l'encombrement papier aux chambres dans les zones sinistrées et de la maîtrise des listes de tâches à arriver à l'heure à chaque fois.

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Mis à jour le 20 septembre 2018