Comment avoir une longueur d'avance sur la saison des impôts

La tenue de dossiers ordonnée n'est peut-être pas le projet le plus intéressant pour un adulte ayant un déficit d'attention trouble d'hyperactivité (TDAH) à entreprendre, mais j'ai appris, par une expérience difficile, qu'il doit être terminé. Avec le temps des impôts sur nous, il est encore plus important que jamais de prendre une longueur d'avance sur le dépôt personnel.

Voici ma méthode pour traiter les dossiers financiers.

J'utilise douze dossiers, un pour chaque mois. Le dossier de décembre est rouge. Après que les factures de janvier aient été payées, je tire le contenu des 11 autres dossiers et les arrange ensemble selon le barème d'imposition pour lequel ils sont requis, puis mettez-les dans le dossier. Lorsque je suis prêt à commencer les déclarations de revenus, tout est là où il faut - en un seul endroit et facilement accessible.

Je conserve une copie de la déclaration de revenus de l'année précédente avec le dossier de décembre afin de pouvoir y faire référence lors de la préparation des déclarations de revenus de l'année suivante. La copie et les documents de «preuve» sont conservés dans un classeur à deux tiroirs qui est la base sous la bibliothèque d'un avocat.

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Documents critiques

Pour les autres documents que je dois conserver, je crée des dossiers marqués par catégorie. Nous déposons les documents sensibles (actes, actes de naissance et de mariage, certificats d'actions, obligations, etc.) dans un coffre-fort dès leur réception. Il est difficile de croire aux tracas liés à la perte d'un lien. Bien que les originaux se trouvent dans le coffre-fort, je conserve des copies des obligations dans un classeur pour ordinateur portable (dans des protège-feuilles avec une ouverture supérieure). Les polices d'assurance originales sont également dans le coffre-fort, mais des copies des pages de déclarations sont conservées dans le cahier.

Parce que j'ai trois assureurs médicaux, j'ai un dossier Pendaflex avec «Medical» sur l'onglet contenant trois dossiers, un pour chaque transporteur. Lorsque les réclamations ont été traitées et que le solde dû (le cas échéant) a été payé, je copie la facture finale et je la joins au formulaire de prestations. La facture médicale d'origine est placée dans le dossier du mois au cours duquel elle a été payée.

Les garanties des appareils et de l'équipement sont conservées dans un autre ordinateur portable. Lorsqu'un appareil est retiré du ménage, ses papiers de garantie l'accompagnent. Si l'article est donné, le nouveau propriétaire voudra des informations sur les pièces de rechange, non?

Les dossiers de projet sont étiquetés et placés dans des dossiers suspendus dans le classeur. Ceux-ci sont classés dans les dossiers mensuels pour un accès facile. À l'heure actuelle, il s'agit de mon église, du centre pour personnes âgées local, du service d'incendie auxiliaire, du club des femmes et de mes projets personnels. Nous avons des animaux de compagnie, nous conservons donc leurs inoculations et autres enregistrements dans un dossier intitulé «Animaux de compagnie».

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Les projets pour lesquels j'aurai besoin d'informations supplémentaires, comme protester contre un projet de loi, sont conservés dans le dossier «En attente» au début de la boîte de classement. Je place une note sur le suivi dans mon Day-Timer.

Un dossier «Ce que ma famille devrait savoir» est conservé à l'avant de la boîte de fichiers. Il contient une liste complète de l'emplacement des testaments, des polices d'assurance et autres qui pourraient être nécessaires si quelque chose m'arrivait à mon mari ou à moi.

Code de couleurs

J'ai cherché un système qui fonctionnerait facilement, nécessiterait peu d'entretien et pourrait être utilisé par mon mari si je n'étais pas là pour le gérer. Ma «boîte à dossiers» est l'une de ces caisses à lait en plastique que l'on trouve chez Wal-Mart ou Kmart. Le mien est configuré pour suspendre des dossiers.

Je fais le paiement des factures, la préparation des déclarations de revenus et la gestion des comptes pour les clients, donc chaque client a une configuration de fichier comme la mienne, mais deux ou trois dossiers de clients sont conservés dans chaque caisse à lait. Mes dossiers suspendus et mes insertions de dossiers sont jaunes. Les dossiers suspendus de chaque client ont des couleurs correspondantes. Tout ce qui est mal classé est repéré immédiatement et le dossier peut être déplacé à sa place. En ce moment, y compris mes dossiers personnels et les dossiers de mon client, j'utilise quatre caisses à lait. Mon mari a construit une couverture qui roule sur le dessus, j'ai donc une surface de travail supplémentaire au bureau. Je le roule quand j'ai besoin d'accéder aux caisses qui reposent sur le sol.

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Quel genre de récompense pouvez-vous vous donner pour avoir fait ce dépôt? (Je me suis offert un nouveau logiciel.) Oui, vous vous soudoyez pour faire quelque chose qui doit être fait de toute façon, mais ceux d'entre nous avec le TDAH peut souvent mieux se concentrer quand il y a une «carotte au bout du bâton». Je suggère de placer cet article sur votre «Doit être fait» liste.

Mis à jour le 6 mars 2018