Communication en milieu de travail: une feuille de triche pour le TDAH

Faites passer le mot: des compétences en communication efficaces sont essentielles dans toute carrière. Indépendamment de l'industrie ou de la fonction professionnelle, savoir comment faire passer votre message vous aidera à obtenir le résultat que vous souhaitez.

De la rédaction d'e-mails à l'organisation de réunions, concentrez-vous sur des communication en milieu de travail avec ces conseils.

Comment communiquer efficacement au travail

1. Quel est votre message ?

• Avant de discuter ou de vous rencontrer, réfléchissez. Quel est votre public? Que voulez-vous que votre public retienne? Voulez-vous informer votre public de l'état d'avancement d'un projet? Avez-vous besoin de les aviser d'un changement ou d'un problème?
• Identifier un appel à l'action. Vous voulez que votre public fasse quelque chose avec les informations que vous avez fournies. Sinon, pourquoi communiquez-vous? Voici des exemples de mots et d'expressions d'incitation à l'action: examen; Fournir un apport; approuver; prendre une décision; plan; et créer.
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• Que doit savoir votre public pour donner suite à votre appel à l'action? Si vous êtes coupable de diarrhée verbale, planifiez, affinez et répétez votre message. Évitez de répéter des informations que votre public connaît déjà.
• Quelle est la meilleure façon de communiquer votre message? Une rencontre? Un email? Un petit coup de fil ?

2. Faire passer le message

Conseils pour la rédaction d'e-mails

La clarté et la brièveté sont essentielles pour des e-mails efficaces. En cette ère de surcharge d'informations, les gens ne rechercheront pas votre message.

• Rédigez une ligne d'objet claire comprenant les éléments suivants :
  • l'objet
  • [APPEL À L'ACTION], le cas échéant
  • délai, le cas échéant
  • Voici un exemple de ligne d'objet: [DECISION REQ'D] Décision du fournisseur du projet ABC d'ici le nov. 16, 14 h HE
• Disposez succinctement les informations dans le corps de l'e-mail.
  • Commencez par l'appel à l'action. Écrire, "Je vous envoie ceci parce que nous devons prendre une décision concernant [x] d'ici [heure].
  • Ne fournissez que des informations pertinentes. Pas plus de cinq phrases est la règle d'or. Bien sûr, la durée dépendra du sujet.
• Rendez votre e-mail scannable.
  • Supposons que les lecteurs survoleront votre message. Les puces aident à guider le lecteur et encouragent la brièveté de votre part.
  • Utilisez des sous-titres pour regrouper les informations.
  • Mettez en surbrillance, gras et/ou soulignez le texte essentiel.
  • Utilisez l'espacement pour diviser les blocs de texte.
  • Le cas échéant, indiquez les options et les prochaines étapes sous forme numérotée.

3. Organisez des réunions efficaces

• Créez et sélectionnez les meilleures conditions pour favoriser la concentration.
  • Éliminer tout ce qui est possible Distractions. Évitez de vous rencontrer dans un café très fréquenté ou même dans un coin animé du bureau, par exemple, si des bruits vous distraient.
  • Prévoyez de vous rencontrer lorsque vous êtes calme et alerte. Ne vous rencontrez pas pendant la partie la plus stressante de votre journée ou lorsque vous êtes fatigué et que vous perdez votre concentration.
• Préparer un ordre du jour chronométré pour maintenir la réunion sur la bonne voie et aller de l'avant.
  • Incluez des informations contextuelles pertinentes et utiles dans votre agenda. Apportez des pièces justificatives si nécessaire. Copiez les participants sur les informations s'il s'agit d'une grande réunion.
• Prévoyez de prendre des notes.
  • Enregistrez la session pour une référence facile. Vous pouvez créer une transcription à partir du fichier audio, bien que de nombreux outils permettent aujourd'hui de générer une transcription en temps réel au fur et à mesure qu'un enregistrement est en cours.

[Lire: Comment s'entendre avec les groupes de travail]

• Dirigez la réunion avec l'appel à l'action et le « pourquoi ».
  • Préparez-vous avec une liste de solutions potentielles pour réaliser l'appel à l'action.
• Prévoyez des questions et des objections.
  • Attendez-vous à des inquiétudes. Pensez de manière proactive aux résolutions. Envisagez d'extraire plus de données, de fournir un projet mis à jour délais, traitant des mesures prises pour éviter les problèmes, etc.
  • Être curieux sur les perspectives et les motivations des autres. Écoutez leurs paroles; n'utilisez pas leur temps de parole pour réfléchir à une réponse. Demandez à l'orateur de partager des exemples spécifiques si vous en avez besoin.
  • Donnez-vous du temps pour répondre aux questions difficiles. Si vous avez du mal à exprimer vos pensées sur le moment, dites : "C'est un bon point. Puis-je avoir un peu de temps pour y réfléchir et revenir vers vous? » Faire une pause est bien; c'est bien mieux que de laisser échapper une réponse et cela montre à l'autre personne que vous vous souciez suffisamment de lui pour développer une réponse approfondie.
  • Paraphrase pour montrer à l'autre personne que vous comprenez ce qu'il dit. Dire, "Ce que je comprends de ce que vous avez dit, c'est [x]. Est-ce exact?"
• Planifiez comment vous allez gérer les émotions négatives.
  • Utilisez des scripts pour suspendre l'action. Dire, "J'ai besoin d'un moment. Pouvons-nous faire une pause de 5 minutes pour nous reprendre ?
  • Pratiquez des exercices de respiration simples. Même prendre quelques respirations profondes suffit à ramener le calme.
  • Gardez une liste de affirmations positives à vous dire sur le moment. Dire, "Je me concentre sur les solutions plutôt que sur les problèmes." et « Je suis maître de mes émotions. Je choisis de répondre avec grâce.
• Enregistrer les décisions et les résultats. Reformulez les prochaines étapes, les responsabilités, les délais et d'autres informations importantes issues de votre réunion.

Communication en milieu de travail avec le TDAH: prochaines étapes

• Téléchargement Gratuit: 10 règles pour une productivité sans TDAH au travail
• Lire: Où la concentration, la fatigue et l'agitation se rencontrent
• Blog: "Ai-je sur-partagé en disant à mes nouveaux collègues que je sur-partageais habituellement ?"

Le contenu de cet article est dérivé, en partie, du webinaire ADDitude ADHD Experts intitulé "GTD @ Work w/ ADHD: comment définir les attentes, respecter les délais et augmenter la productivité» [Video Replay & Podcast #431] avec Linda Walker, PCC, diffusé le 15 novembre 2022.

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