Naviguer dans une mer de papier

«Je dois traiter de nombreux articles provenant de différentes sources - les papiers de mes élèves, les papiers scolaires de mes enfants, le courrier qui peut ou non être important, et tout ça. Cela me donne envie de pleurer juste pour penser à la façon dont ces morceaux de papier semblent contrôler ma vie. Que puis-je faire? »- VMT, Maryland

Vous êtes en charge du papier, il n'est pas en charge de vous. Vous avez tout le contrôle et le pouvoir; le papier n'en a pas, sauf ce que vous lui donnez. Une fois que vous avez vraiment compris cela, il devient plus facile de gérer tout le papier qui entre dans votre vie.

La première étape consiste à trier les papiers et à voir exactement ce que vous avez. Classez vos papiers et créez un endroit pour mettre chaque type de papier. Parcourez votre courrier tous les jours et assurez-vous de garder une grande poubelle ou une corbeille à portée de main - n’ayez pas peur de lancer. Une poubelle est l'un des outils organisationnels les plus sous-utilisés dont nous disposons chacun.

Écrivez à Mail Preference Service, a / s Direct Marketing Association, P.O. Box 9008, Farmingdale, NY 11735-9008, pour obtenir votre nom des listes de courrier indésirable.

Assurez-vous d'inclure toutes les variantes de l'orthographe de votre nom et de leur écrire au moins une fois par an. Cela n'éliminera pas complètement votre courrier indésirable, mais il le réduira d'environ 40%.

Composez le 1.888.5.OPT.OUT pour faire retirer votre nom des listes de sollicitation de cartes de crédit. Si vous souhaitez supprimer sélectivement les catalogues de votre courrier, il vous suffit de couper ou de déchirer l'étiquette d'adresse du catalogue, tracez une ligne à travers votre adresse, écrivez «Veuillez me retirer de votre liste de diffusion» et envoyez-le entreprise. Ils seront heureux de retirer votre nom de leur liste.

Garder une trace des papiers de vos enfants peut être aussi simple que de donner à chaque enfant son propre panier ou plateau IN. Comme les papiers arrivent chaque jour de l'école, l'enfant (selon l'âge) est responsable de jeter les papiers dans son panier. Une de mes clientes a joint des photos de ses filles à leurs paniers au lieu d'utiliser leur nom pour identifier quel panier appartenait à quel enfant. Le fait d'avoir des paniers ou des plateaux séparés empêche les papiers des enfants de se mélanger avec les autres papiers qui entrent dans la maison.

Mon hypothèse est que vous avez des articles de vos étudiants qui nécessitent une action de votre part - soit pour lire ou noter ou réviser. Créez une zone d'action près de l'endroit où vous effectuez cette action. Par exemple, si vous travaillez sur les documents de vos élèves sur un bureau, créez un plateau d’action sur ou près du bureau afin que lorsque vous vous asseyez pour effectuer cette action, tous les documents dont vous avez besoin se trouvent au même endroit. Il est également important de créer une zone de sortie pour vos documents d'action afin de savoir en un coup d'œil quels documents nécessitent encore une action et lesquels ne le sont pas.

Si vous prenez généralement des mesures sur les papiers de vos élèves dans la cuisine, ou regardez-les le soir salon pendant que vous regardez la télévision, puis créez cette zone d'action et de sortie dans la cuisine ou le salon pièce. Un de mes clients a examiné son courrier dans le salon le soir, alors nous avons créé une boîte pour elle. La boîte contenait tout ce dont elle avait besoin pour traiter son courrier, y compris les dossiers, alors au fur et à mesure qu'elle parcourait son courrier, elle déposait simplement chaque pièce dans le dossier approprié. Quand elle eut fini, elle remit littéralement le couvercle sur la boîte et posa la boîte sur le sol à côté de sa chaise. Même si elle n'est pas passée par la boîte pendant quelques jours, tout l'attendait quand elle s'y est mise. Vous pouvez facilement créer quelque chose de similaire pour gérer les journaux de vos élèves - avoir tout ce dont vous avez besoin pour traiter les papiers à portée de main, que ce soit des stylos, des marqueurs, des gommes à effacer, des autocollants, de la colle, du ruban adhésif, des agrafes, des agrafes dissolvant, etc.

Si vous créez cette zone à votre bureau, ces articles iraient dans un tiroir; si vous créez cet espace dans votre salon, vous pouvez également utiliser une boîte.

Il y aura toujours du courrier que vous ne pouvez pas catégoriser ou prendre une décision tout de suite, il est donc acceptable d'avoir une zone ou un dossier pour les documents que vous devez revenir. La clé est de revoir cette zone ou ce dossier chaque semaine et de le nettoyer - prenez une décision sur les éléments que vous pouvez.

Alors que les papiers s'accumulent rapidement, il est essentiel de rester au top des papiers entrants. Planifiez un temps pour parcourir votre courrier et vos documents entrants chaque jour ou chaque soir afin qu'il ne se cumule pas et devenir une énorme pile - il est plus facile de travailler une petite pile chaque jour qu'une énorme pile une fois tous les semaines. C'est beaucoup moins écrasant et prend moins de temps de votre journée.

Mis à jour le 16 octobre 2009