Comment apprivoiser un bureau encombré

Il est important que vous vous rendiez compte chacun que l’organisation est un processus et qu’elle n’est vraiment jamais «terminée». Vous pouvez créer un système qui fonctionne pour vous maintenant, mais je peux vous garantir que le système devra être modifié périodiquement pour continuer à fonctionner.

De plus, il est essentiel que vous vous parliez et que vous conveniez de ce à quoi le bureau devrait ressembler - votre définition de l'organisation est sans aucun doute différente de la sienne. Créez également des «descriptions de poste» - engagez-vous les uns les autres sur la façon dont vous allez travailler pour obtenir et maintenir le bureau organisé. "Je déposerai pour vous si vous mettez tout ce qui doit être déposé au même endroit" "Je garderai cette zone claire si vous gardez cette zone claire"

Bien que vous ne compreniez pas assez bien son travail pour organiser ses pièces et pièces technologiques, vous pouvez créer un système de classement pour ses livres et papiers. Selon le nombre de livres qu'il possède, une option peut être de coder par couleur les livres et les étagères.

Classez les livres par sujet et attribuez une couleur à la catégorie. Achetez de petits points colorés dans n'importe quel magasin de fournitures de bureau, placez le point sur la colonne vertébrale du livre et placez le même point de couleur sur l'étagère appropriée de la bibliothèque. Il suffit alors de faire correspondre les couleurs pour mettre les livres sur la bonne étagère. Par exemple, tous les livres XXX auraient un point bleu et se trouveraient sur l'étagère bleue de la bibliothèque.

L'utilisation de ce système permet non seulement de ranger facilement les livres qu'il possède actuellement, mais il lui indique également où ranger les nouveaux livres qu'il achète. Assurez-vous de créer et de publier une légende afin de savoir quelle couleur correspond à quelle catégorie et que vous n'avez pas à vous souvenir.

Pour ses papiers de bureau, commencez par deux catégories simples, Action et Référence. Créez une zone de référence à classer: un plateau, un bac, une boîte, le couvercle d'une boîte, un panier, etc. afin qu'il puisse déposer les documents qui doivent être déposés dans ce conteneur et vous pouvez les déposer pour lui. Vous devrez probablement travailler ensemble au début pour créer les fichiers de référence, surtout si vous ne comprenez pas son travail. Assurez-vous de commencer par de grandes catégories comme noms de fichiers, mais restez à l'écart de Divers, Référence, etc.

N'oubliez pas de créer des catégories en fonction de la façon dont les informations seront utilisées et non de leur provenance. Les noms de fichiers comme «Emails», «Sites Web» et «Articles» sont inutiles; ils ne vous disent pas ce qu'il y a dans le fichier, ils vous disent seulement d'où proviennent les informations. Ses fichiers Action doivent être conservés à proximité de lui afin qu'ils soient facilement accessibles pendant qu'il travaille.

S'il n'a pas de tiroirs sur son bureau dans lesquels il peut ranger les dossiers, soit acheter une petite armoire il peut rester près de son bureau ou lui obtenir un trieur de bureau afin qu'il puisse conserver ses fichiers actuels sur son bureau. Si ses projets ne se prêtent pas à des fichiers, vous pouvez regarder un trieur de littérature, qui est une série de «cubbies», dans lequel il peut stocker confortablement et soigneusement ses projets. Ils viennent dans une variété de tailles et peuvent être facilement trouvés dans les magasins de fournitures de bureau et les catalogues.

Mis à jour le 18 juin 2009